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PDF-Werkzeuge im Büroalltag

Einen Vertrag zur Unterschrift schicken

Ein Vertrag kommt oft in getrennten Dateien, etwa die Vereinbarung und der Scan eines Ausweises. Zusammenführen in der Reihenfolge, die die Gegenseite erwartet, dann die letzte Seite unterschreiben. Verlangt die Firma einen seitenübergreifenden Stempel, wird er in Streifen geschnitten und auf jeder Seite in derselben Höhe am Rand platziert.

Anhänge, die zurückkommen

Viele Mailserver lehnen Anhänge über 20 oder 25 MB ab, und ein Scan mit 40 Seiten liegt schnell darüber. Komprimieren verkleinert die gescannten Bilder in der Datei. Getippter Text bleibt markierbar.

Nur die Seiten, die jemand braucht

Die Buchhaltung will die Seiten 3 bis 7, die Rechtsabteilung nur die Unterschriftenseite. Teilen nach Bereichen, oder in Seiten organisieren Seiten im Raster löschen und umsortieren, bevor gespeichert wird.

Dateien, die privat bleiben sollen

Gehaltsabrechnungen und Arztbefunde sind genau die Dokumente, die man auf unbekannten Websites hochladen soll. Hier wird die Datei auf dem eigenen Rechner geöffnet, und Schützen setzt ein Passwort, das jeder PDF-Reader vor dem Öffnen abfragt.

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